Alle pensioenfondsen in Nederland hebben een eigen klachtenprocedure. Pas wanneer deze procedure helemaal afgerond is, kunt u uw klacht indienen bij de Geschilleninstantie Pensioenfondsen. Vraagt u zich af waar u op moet letten als u een klacht indient bij uw pensioenfonds? Hieronder treft u enkele tips.
Bekijk de klachtenprocedure van uw pensioenfonds
De klachtenprocedure van uw pensioenfonds staat op de website van uw pensioenfonds. Daarin staat op welke manier de klacht moet worden ingediend. Ook leest u daarin hoe het pensioenfonds klachten behandelt. Een overzicht van alle websites van pensioenfondsen vindt u hier. Als u op de site van het pensioenfonds zoekt op “klacht”, dan vindt u de klachtenprocedure van het fonds. U kunt vaak ook kijken onder ‘Downloads’ of ‘Documenten’.
Tips voor het schrijven van uw klacht
Als u uw klacht indient, zijn de volgende punten belangrijk:
- Dien uw klacht schriftelijk in. Dat wil zeggen online per e-mail of anders een brief per post.
- Geef in de eerste paar zinnen aan waar uw klacht over gaat. Omschrijf vervolgens concreet de inhoud van uw klacht. Doe dit eventueel puntsgewijs. Denk er van tevoren over na wanneer voor u de klacht is opgelost. Wat wilt u bereiken met uw klacht? Doe een voorstel.
- Blijf zakelijk en concreet en houd de zinnen kort.
- Vraag om een schriftelijke reactie. Deze reactie is nodig voor een eventueel vervolg van de klachtenprocedure.
- Vergeet niet de datum en uw adres, telefoonnummer(s) en e-mailadres te vermelden.
- Stuur duidelijk leesbare kopieën van belangrijke stukken als bijlage mee. Bijvoorbeeld uw pensioenoverzicht, een brief of een offerte. Bewaar originele papieren altijd thuis!
- Maak een kopie van uw brief voor uw eigen administratie.
Voor het opstellen van een klachtenbrief hebben wij een voorbeeld gemaakt. Deze kunt u hier downloaden.
Leg een dossier aan
Zorg dat u een zo volledig mogelijk klachtendossier heeft. Ga daarbij als volgt te werk:
- Verzamel alle documenten en correspondentie die met de klacht te maken hebben en bewaar deze goed, bij voorkeur in een aparte map.
- Bewaar alle brieven en e-mails van het pensioenfonds en maak kopieën van al uw eigen brieven en e-mails voor uw dossier.
- Bewaar ook alle notities. Schrijf altijd op wat u aan de telefoon te horen krijgt, met wie u heeft gesproken en welke afspraken u via de telefoon met wie heeft gemaakt.
- Als u belangrijke afspraken per telefoon maakt, bevestig ze dan daarna schriftelijk en vraag het pensioenfonds om u per brief of e-mail te bevestigen dat zij uw weergave van de afspraak onderschrijven.